課題在宅勤務の拡大による「固定電話の対応漏れ」と顧客からの指摘

クラウドPBXの導入を検討されたきっかけを教えてください。

在宅勤務の導入に伴い、社員が不在となる時間が増え、会社の固定電話に応答できないケースが発生したことがきっかけです。

当初は営業電話が多く、重要な連絡については携帯電話に直接いただけるため、大きな問題はないと考えていました。しかし、会社の固定電話に直接ご連絡くださるお客様から、「電話がつながらない」とのご指摘をいただいたことから、状況を見直すことになりました。

そこで、在宅勤務中でも会社宛ての電話に対応できる体制を整える必要があると判断し、クラウドPBXの導入を検討し始めました。

導入理由現行番号・FAXの継続利用とコストパフォーマンスの高さ

クラウドPBXを導入する前は、どのような電話環境を利用されていましたか？

導入前は、NTTの「ひかり電話」を利用していました。

サービスを比較する際、どのような点を重視されましたか？また、VoiceXを選定された理由を教えてください。

VoiceXを含め3社ほど比較しましたが、サービスを比較する際は、現在利用しているFAXを継続して使用できること、福岡市の市外局番である「092」の電話番号を利用できること、そして在宅勤務中でも会社宛ての電話に対応できることを重視しました。

複数のサービスを比較した結果、VoiceXは必要な機能を備えており、導入費用や月額料金とのバランスも良かったため、導入を決定しました。

導入効果応答率の向上と勤務時間外設定によるオン・オフの明確化

VoiceXを導入して、業務にどのような変化や効果がありましたか？

社員に社用携帯を配布し、VoiceXのアプリをインストールすることで、在宅勤務中でも会社宛ての電話に応答できるようになりました。

これにより、事務所に社員が不在の場合でも、お客様からの電話を取りこぼしにくくなり、電話対応の体制を改善することができました。

また、勤務時間内のみ着信するよう設定できるため、勤務時間外に電話へ応答する必要がなく、仕事とプライベートを明確に切り分けられるようになった点もメリットだと感じています。

今後の展望対応負担の分散と不在着信管理による漏れ防止

今後、VoiceXをどのように活用したいと考えていますか？

今後は、クラウドPBXを活用し、特定の社員だけに電話対応が偏らない体制を整えていきたいと考えています。

複数の社員が場所を問わず会社宛ての電話に対応できるようにすることで、担当者が不在の場合でも柔軟に対応できるようになり、電話対応にかかる負担も社内で分散できると考えています。

あわせて、着信履歴や不在着信の確認機能も活用し、折り返し漏れの防止や対応状況の共有にもつなげていきたいです。