課題訪問看護ならではの「事務所不在」と
転送設定の非効率さ

まず、御社の事業内容について教えていただけますか？

土方様：地域の利用者様に向けて、訪問看護および訪問リハビリテーションを提供している訪問看護リハビリステーションです。

クラウドPBXの導入を検討されたきっかけは何だったのでしょうか？

土方様：訪問看護の業務特性上、事務所に常に人がいる状況ではありません。そのため、スタッフが出先にいても、事務所にかかってくる電話を受けられる仕組みが必要だと感じていました。
以前からビジネスフォンの存在は知っていましたが、Web検索を通じて「クラウドPBX」という選択肢を知り、本格的に導入を検討し始めました。

導入前は、どのような電話システムをご利用でしたか？

以前立ち上げていた事業所では、指定したスタッフの携帯電話に個別転送する形で対応していましたが、その方法では1人にしか転送できず、運用面で非効率さを感じていました。

導入理由コストパフォーマンスと
「通話録音・クラウドFAX」の網羅

複数のクラウドPBXを比較検討された中で、VoiceXを選ばれた決め手は何だったのでしょうか？

土方様：4社ほど比較検討しましたが、最終的にはもう1社とVoiceXで検討を重ねました。選定のポイントは、大きく分けて3つあります。

まずは料金です。トライアルも行いましたが、必要な機能が揃っていれば、最終的にはコスト面が判断基準になりました。詳細金額は控えますが、体感としては、もう1社はVoiceXと比べて1.5倍ほどのコスト差があった印象です。
次に機能面です。特に、通話録音・クラウドFAX・留守番電話機能の3つは必須条件でした。
そして最後がサポート体制です。導入後のトラブルや設定変更時にも、相談しやすそうだと感じた点が決め手になりました。

必須要件だった「通話録音」と「クラウドFAX」は、どのような場面で活用されていますか？

土方様：通話録音については、主に取引先との電話対応の記録として活用しています。取引先との会話内容を後から確認する目的で必須にしていました。

クラウドFAXについては、正直なところFAX自体が私自身はあまり好きではないのですが（笑）、取引先ではまだFAXが主流のところも多く、受信のために導入せざるを得ませんでした。
訪問先など外出が多い業務形態のため、クラウドPBXと一体化したFAX機能によって、事務所に戻らずに外出先で送受信できる点は、業務効率の向上に大きく貢献しています。

導入時のエピソードがあれば教えてください。

土方様：初期設定、特に着信分配の設定は正直かなり苦労しました。
自分たちだけでは設定に苦慮していたのですが、その際、御社のアクティベート担当の方が丁寧にサポートしてくださり、とても助かりました。

導入効果外出先での電話対応を実現し、
FAX業務のムダも削減

導入後、業務にはどのような変化がありましたか？

土方様：期待していた通り、訪問先にいながら事務所宛ての電話を受けられるようになりました。スタッフは各自のiPadにアプリを入れており、出先にいるスタッフの中で対応できる人が電話を取る形になっています。

また、通話内容を録音で確認できるため、伝達漏れや認識違いといったコミュニケーションエラーの防止にも役立っています。
電話とFAXの両方をクラウド上で完結できるようになり、業務効率は大きく改善しました。

今後の展望将来の多店舗展開を見据えた活用と、
さらなる進化に期待

今後の活用展望があれば教えてください。

土方様：今後3〜5年以内に3店舗の展開を目標としているため、多店舗展開時にもVoiceXの導入を検討しています。

今後の拡大に向け、より使いやすいサービスになるよう、弊社からいくつかサービスの改善要望もお伝えしております。
VoiceXはリリースからまだ4年と比較的新しいサービスと聞いていますが、その分、今後の成長や改善に期待しています。
全体としては非常に満足していますので、引き続き品質の維持と向上を期待しています。