導入事例Case

複数拠点・在宅勤務の電話管理を一元化!

複数拠点・在宅勤務の電話管理を一元化!

BCC株式会社  管理本部 マネージャー 向山 正紹

BCC株式会社
  1. BCC株式会社
  2. サービス業
  3. 新たなビジネスを創造し、他分野でのDXを推進する「Business Creative」の実現に向け、IT営業人材を育成し、お客様の営業活動をサポートするIT営業アウトソーシング事業、介護関係者とのネットワークでヘルスケア分野参入をサポートするヘルスケアビジネス事業の社会課題に向き合う2つの事業を展開しております。

課題オフィス間の電話のかけ直しや
在宅中の電話対応に手間がかかっていた。

まず、はじめにクラウドPBXを導入した背景についてお聞きしてもよろしいでしょうか?

向山:以前は他社のPBXを利用していたのですが、その製品の保守期限が切れてからも長い期間利用を続けていたため、新しく導入したいとかねてから考えておりました。
2023年に大阪オフィス移転を予定していたので、そのタイミングに電話環境を刷新しようと決断しました。

また、弊社は本社のオフィスが大阪にあり、採用などは東京のオフィスで行っております。導入前は、採用関連の電話が東京ではなく、大阪の本社にかかってくることが多々ありました。以前の環境においては、状況を説明してからその電話を切り、電話をかけてくださった方自身にもう一度別のオフィスの電話番号にかけてもらう必要があるという課題がありました。

さらに、コロナ以降在宅勤務者が増えたため、在宅勤務している社員に電話がかかってきたときは、折り返しの電話や取次ぎの対応に時間がかかるという課題もありました。

これらの課題を解決し、スマートフォンと連携し、迅速に電話対応することができる点も、クラウドPBX移行を決めた要因です。

導入理由他社と比べて使いやすく、尚且つコストを抑えられる

数あるクラウドPBXの中から弊社のサービス「VoiceX」を選択していただいた理由についてお聞きしてもよろしいでしょうか?

向山:選定の段階ではお付き合いのあった会社含めて3社から見積をとりました。
その中から、VoiceXを選んだ理由は大きく2点あります。

1点目は、フルクラウド型で導入することができた点です。
他社のサービスは各拠点に物理的な装置を設置せねばならず、保守の手間やコストの観点でフルクラウドでの導入を検討しておりました。

2点目はスマートフォン連携が容易で、初期費用を抑えることができる点です。
弊社としては、フルクラウドで導入をした場合、スマートフォン連携ができるクラウドPBXを導入したいと考えておりました。しかし、他社のサービスはスマートフォン連携はできますが、オプションメニュー扱いで、そこに費用がかかり、なおかつ手間がかかってしまうものでした。
一方「VoiceX」はスマートフォンとの連携が容易で、標準オプションのため費用が抑えられる点も魅力でした。

これらのメリットや、クラウドPBXの会社数社に相見積もりをとった結果をもとに、それぞれの料金や機能を総合的に判断をした上で「VoiceX」を選択しました。

導入効果今までと変わらないクオリティで、
場所を問わずに使える内線環境

実際に導入したうえでの効果や機能面で導入してよかった点はありますか?

向山:通話自体は以前のオンプレミスPBXを使っていた頃と変わらないクオリティ、音声品質で利用できております。

機能面では、弊社の営業時間外に電話が来た際のアナウンスとして時間外ガイダンス機能を利用しております。
今までは、東京オフィスと大阪本社でそれぞれ対応方法が異なっておりましたが、今はどちらも同じタイミングで時間外ガイダンスが流れるように設定しております。また、簡単に内線番号やスマホの設定を変えることができる管理画面もよく活用しております。

管理画面をどのように活用されているか詳しくお聞きしてもよろしいでしょうか?

向山:弊社は業務形態上、外部のお客様のところに業務委託で出向することが多いです。
メンバーの配属が結構な頻度で入れ変わるため、その都度配属先の新しいスマホや返却されたスマホの設定を変更する必要があります。「VoiceX」は番号や名前などの設定変更が管理画面から簡単に操作できるため、非常に助かっています。

今後の展望オフィス間の区別をなくす

今後の展望についてお聞きしてもよろしいでしょうか

向山:私自身は大阪から東京に内線をかけるときなど、別オフィス間での内線を非常に便利に感じておりますが、社内ではまだ全員が活用できているという状況ではないので、今後よりその利用を拡大していければなと思います。

また、現状固定電話とスマートフォンの数は半々くらいなので、「VoiceX」を使うことができるスマートフォン端末の利用を拡大していきたいと考えております。

弊社では新たに通話データのテキスト化・要約サービスの「VoiceXAI」をリリースしましたので、別途こちらも案内させていただきます。

向山:ありがとうございます。弊社はIT営業アウトソーシング事業を展開しておりますので、アウトバンドコールの業務が数多くあります。そこで電話内容のテキスト化や要約を行うことで、新人トレーニングなどに活用できるのではないかと考えています。