課題従来の電話インフラの改善と、テレワーク推進に向けて

クラウドPBXを導入した背景について教えて下さい。

横山：以前の内線・外線の電話インフラに不満があったと同時に、コロナ禍を契機にテレワークを推進したいと考えたからです。

弊社は本社と営業所3拠点、4つの工場を持っておりますが、クラウドPBXを導入する以前は、各拠点にPBXを設置し、それをVoIPゲートウェイで繋ぎ、拠点間内線を実現していました。そのため、全ての拠点でPBXとVoIPゲートウェイの2つを導入しており、維持にコストがかかっていました。

コスト削減のために各営業所はPBXを撤廃し、キャリアの電話転送機能やVPNを活用した仮想クラウドPBX環境で外線を構築する等の対応はとったのですが、かなり複雑な構造でしたので電話回りをシンプルにするためにも新たにクラウドPBXを導入するのがよいだろうと判断しました。

また、コロナ禍以降、テレワークが増加し、現在でもほとんどの社員はテレワークと出社を組み合わせた勤務スタイルを継続しているため、働き方の多様化に対応するためにもクラウドPBXの導入は必須だと考えました。

導入理由「機能・コスト・品質」の優位性を兼ね備えたサービス

数あるクラウドPBXの中から弊社サービス「VoiceX」を選択していただいた理由を教えて下さい。

横山：機能・コスト・品質のあらゆる点で優れており、弊社の課題を最適に解決できると感じたからです。

まず、機能面ではフルクラウド型で柔軟な利用ができるサービスを探していました。 専用機器の設置を必要とするクラウドPBXもある中、VoiceXはゲートウェイを置く必要のないフルクラウド型であり、対応デバイスがIP電話機、スマホアプリ、デスクトップアプリと豊富です。さらに管理画面から設定できることの幅が広く、非常に柔軟な使い方ができると感じました。

特に、弊社は部署異動や新入社員の入社など年に複数回、内線設定の変更・追加が必要でしたので、それを電話設備業者に頼まず、VoiceXの管理画面から容易に行える点が良いと感じました。 実際に導入してみて、管理画面で設定を完結でき、コマンド入力等が必要なく情報システム部門を介さずに総務部門の私で難なく使えています。

ありがとうございます。次にコスト面について詳しくお聞きしてもよろしいでしょうか？

横山：導入前後のコスト試算をした結果、大幅なコストカットが見込めました。
現行の物理装置や電話回線を撤廃するコストダウン分と、VoiceXの導入コスト、ランニングコストを試算し、10年間で60％のコスト削減が見込めることが分かりました。
実際には内線設定の変更・追加等の作業コストや転送費用のコストも削減されているため、削減効果はもっと大きいかもしれません。

品質面についても詳しくお聞きしてもよろしいでしょうか？

横山：御社が通信キャリアとして創業当初からテレフォニー事業をコアに据えており、尚且つその実績が豊富であったため、品質も信頼できると考えました。 こちらに関しては実際に導入してみないとわからない部分ではありましたが、どのサービスを導入するか絞り込む際に非常に参考にした点です。

導入効果フレキシブルな働き方と電話業務の効率化を実現

導入したうえでの効果や満足度をお伺いしてもよろしいでしょうか？

横山：多様な働き方の促進と電話業務の効率化という点で効果があったと感じています。

働き方に関しては、スマホアプリ（VoiceX Mobile）から社内外問わずどこからでも内線や外線をかけることができるようになり、フレキシブルな働き方が実現できています。
今まで社用携帯を貸与していなかった社員もテレワーク時に電話の応対が可能になったのは大きな変化です。

また、IVR機能（※）も利用しており、VoiceX導入前は総務部門が行なっていた外線の振り分け業務を削減することができました。
具体的には、営業部門への電話に関してはガイダンスで分岐させ、総務部門を介さず、営業部門に直接繋がるよう設定しています。

※着信に対して自動応対し、指定のメッセージを再生し、電話越しに番号をプッシュさせて問い合わせ内容を振り分け、問い合わせ内容に応じた適切なオペレーターにつなぐことが可能

VoiceXについて今後の追加開発のご要望はありますか？

横山：担当者として管理画面などをよく触るので、細々とした要望は多々あります。 例えば、外線からの着信音と内線からの着信音を使い分けることができる機能の追加や、パーク保留の機能の使い勝手の向上などが挙げられます。
御社の営業の方にも随時お伝えはしているので、是非ユーザーの声として参考にしていただければと思います。

貴重なご意見ありがとうございます。
いただいたご要望を踏まえながら、サービスのブラッシュアップをはかってまいります。

今後の展望VoiceX導入数拡大

最後に今後の展望についてお聞きしてもよろしいでしょうか

横山：VoiceXの全拠点展開を行いたいと考えています。
現状VoiceXの導入は本社と営業所がメインで、なおかつ従来の拠点間の内線をなくしているため、工場との連絡は別のツールで行っています。しかし、従業員が個別にアカウントがあるわけではなく、固定電話の需要が工場においては高いため、今後VoiceXの利用範囲を広げていきたいと考えています。