導入理由ホールディングス化に伴う電話管理の統一化とコスト削減

クラウドPBXを導入検討された背景について教えて下さい。

山本：当社は、以前VoiceXの前身となるIP電話アプリを2021年頃に導入しましたが、音質の問題などから一度他社製品へ切り替えました。 その後、音質などの改善が確認できたため、2023年末頃に改めてVoiceXの導入を決定しました。

他社に乗り換えたのち、再導入をした経緯について教えてください。

山本：再導入の大きな理由としては、ホールディングス化に伴うグループ全体の「電話管理の統一化」と「コスト削減」が挙げられます。

電話管理の統一化においては、VoiceX導入によって親会社のIT部門が一元管理できる体制を構築できました。また、当社は全国に複数の拠点を持ち、拠点の移動も多いため、物理的な電話機の設置や移動が不要となるVoiceXの利便性を高く評価しています。

「コスト削減」の面では、VoiceXの月額利用料金が社用携帯のレンタル料よりも低く抑えられることが分かり、導入を決定しました。
以前は全社員に社用携帯を配布していましたが、VoiceXの導入により、スマートフォンのBYOD（個人端末の業務利用）を推進し、不要な社用携帯の削減につながりました。結果として、電話機の管理コストや通信費の削減を実現しています。

導入効果管理画面完結型の運用によるコスト削減と業務工数削減

導入後の効果についてはいかがでしたでしょうか？

山本：VoiceXの導入後、管理のしやすさが格段に向上しました。
以前利用していたPBXでは、設定の変更を行う際に業者へ依頼する必要があり、変更が反映されるまでに2〜3営業日かかることもありました。
例えば、内線番号の変更や営業時間外の転送設定を変更したい場合、その都度依頼を出し、業者からの確認を待つ必要がありました。
しかし、VoiceXでは、管理画面を通じて社内のIT担当者が設定変更できるため、業務のスピードが飛躍的に向上しています。

また、コスト削減の面でも効果がありました。先に述べた社用携帯を約40台削減できたことに加え、新たに電話番号を追加する際のコストも削減できました。
従来は、電話番号の追加に際して業者に依頼し、日程調整や出張費用、工事費用など、時間や手間が非常にかかっていましたが、それらの手間をなくすことができたことは大変ありがたく感じております。

よく使われている機能はありますか？

山本：「共通電話帳」機能は非常に重宝しています。
以前は、新入社員などが新しい電話番号を持つと、社内の全員がそれぞれ自身の電話帳に追加する必要がありました。

しかし、VoiceX導入後は「共通電話帳」機能を使い、IT部門が一元管理することにより、入退社があった際には、簡単に全員の電話帳を更新し、最新の情報を表示できるようになりました。この点が非常に便利になったと実感しています。

展望AI活用による業務の自動化と外注コスト削減

最後に今後の展望についてお聞かせください。

熊谷：現在、VoiceXAIの更なる活用を進めたいと考えております。
当社では、代表電話にかかってきた電話をIVR（音声自動応答）で部門ごとに振り分けを行っていますが、「その他」を選択した場合、外部の電話代行サービスへ転送し、内容の要約などを伝えてもらう運用を行っています。しかし、AIを活用すれば、このプロセスを自動化できる可能性があります。
具体的には、IVRで「その他」を選択した際に、自動音声を流し、要件を録音した後、AIが音声をテキスト化・要約し、それを自動的に社内の担当者に通知する仕組みを導入できれば、外部の電話代行サービスの利用コストを削減できると考えております。

ありがとうございます。
弊社ではVoiceXAIによる通話データ×AIの活用にも注力しておりますので、アップデートは随時共有いたします。