課題アナログPBXの制限と拠点間連携・在宅ワークの壁

クラウドPBXの導入を検討されたきっかけを教えてください。

それまで使用していたアナログPBXがリース終了を迎えることがきっかけでした。

従来のPBXは転送先が1カ所に限られていたうえ、親機でボタンを押さないと転送できない仕組みだったため、リモートワークを行ううえで大きな障害となっていました。

そこで、こうした課題を解決し、場所にとらわれず電話対応ができる環境を整えるため、クラウドPBXの導入を検討しました。

導入理由リモートワーク要件の充足とコスト・サポートの充実

サービスを比較する際、どのような点を重視されましたか？また、VoiceXを選定された理由を教えてください。

VoiceX含め数社比較を行いました。選定ポイントとしては、これまで自社で利用していた自動応答などの機能を継続して利用できることに加え、複数の端末で同時に代表番号を受けられることや、保留・転送ができることなど、導入を検討していたリモートワークの要件を満たしているかを重視しました。

その中でもVoiceXは、必要な機能が揃っていることに加え、価格も比較的リーズナブルで、サポート体制が充実していたため、導入を決定しました。

導入効果拠点間連携の円滑化と業務効率・顧客対応品質の向上

VoiceXを導入して、業務にどのような変化や効果がありましたか？

これまでは、代表電話に対応するために必要以上に人的リソースを割いていましたが、VoiceXの導入によって、その負担を減らすことができました。

また、リモートワークを導入できるようになり、場所にとらわれず電話対応ができるようになりました。リモートワークによって顧客対応の品質が下がることもなく、むしろ対応品質の向上につながったと感じています。

さらに副次的な効果として、以前は拠点ごとに電話回線が異なっていたため、拠点をまたいで対応する際には、一度電話を切ってから担当拠点から折り返す必要がありました。VoiceXの導入後は、タイミングによる部分もありますが、まるで一つのオフィスに各拠点の担当者がいるような感覚で、スムーズに電話対応できるようになりました。

今後の展望事業拡大に合わせたシステム拡張と電話対応のさらなる効率化

今後、VoiceXをどのように活用していきたいと考えていますか？

今後は、事業拡大や人員増加に合わせて、比較的コストを抑えながら柔軟に拡張できるクラウドPBXのメリットを活かしていきたいと考えています。

また、電話を受ける前にお客様からの問い合わせ内容を把握できるようにしたり、営業電話など不要な電話をできるだけ取らずに済むようにしたりと、さらに効率的な電話対応ができる仕組みも検討していきたいです。