課題既存のオンプレミス型PBXの老朽化による、固定電話の不具合発生

クラウドPBXの導入を検討されたきっかけを教えてください。

既存のPBXが老朽化し、固定電話に不具合が発生し始めたことがきっかけです。 当初は、既存のPBXを導入した会社にリプレースを相談しましたが、見積もり金額が高額だったため、今後の運用やコストも考慮し、クラウド型PBXの導入を検討することにしました。

クラウドPBXはサービスを提供している会社が多かったため、各社に一つずつ問い合わせを行い、サービス内容や費用について詳しく話を聞きながら比較検討しました。

導入理由運用内製化のしやすさ、機能、利用制限を細かくチェックした最適解

サービスを比較する際、どのような点を重視されましたか？また、VoiceXを選定された理由を教えてください。

VoiceXを含め10社弱のサービス比較を行いました。主に、電話環境の柔軟性や機能面、運用のしやすさ、コストなどを総合的に比較しました。

具体的には、固定IP電話やSIMなしのスマートフォンを内線専用端末として利用できるか、IVR機能に対応しているか、PBXアプリの利用に制限がないかといった点を確認しました。

また、運用を自分たちで行えるか、現在使用している各部署の受付電話番号をそのまま利用できるか、代表電話を経由せずに各部署へ直接電話をかけられるかといった点も重視しました。

これらの機能や運用面に加え、初期費用や年間の利用料金なども含めて各サービスを総合的に比較し、VoiceXを選定しました。

導入効果学園全体の電話利用状況を可視化

VoiceXを導入して、業務にどのような変化や効果がありましたか？

これまでは各部署の受付に設置した固定電話で個別に電話対応をしていましたが、VoiceXの導入後は、グループでスムーズに電話対応ができるようになりました。

また、電話を個人の内線スマートフォンへ転送できるようになったことで、これまで発生していた2次・3次の取り次ぎが不要になり、電話対応の効率化にもつながっています。

なかでも一番大きな効果だと感じているのは、学園全体の電話利用状況を可視化できるようになったことです。これまで把握しにくかった電話の利用状況を確認できるようになり、電話環境をより適切に管理できるようになりました。

今後の展望人事管理システムとの連携でより効率的な電話環境を

今後、VoiceXをどのように活用していきたいと考えていますか？

今後は、利用している人事管理システムと内線番号を紐付け、内線専用スマートフォンをより効果的に活用できる環境を整えていきたいと考えています。