課題学校の成長とともに増えた、電話対応の課題

クラウドPBXの導入を検討されたきっかけを教えてください。

開校後、教職員や部署が増えるにつれて、電話対応に関する課題が少しずつ増えてきました。

特に、代表電話への入電対応や内線管理、担当者への転送などについて、従来の電話環境では柔軟な運用が難しいと感じる場面がありました。

例えば、特定の担当者に電話が集中してしまったり、担当者が不在だったり校内を移動していたりすると、スムーズに電話対応できないケースもあります。

また、当校はインターナショナルスクールであるため、日本語と英語、それぞれの話者に適切に対応できる電話環境を整えることも重要な課題でした。

今後、学校規模が拡大し、教職員や部署がさらに増えていくことも想定しています。そのため、場所や利用する端末にとらわれず電話対応ができ、内線や着信ルールも状況に応じて変更できる環境を整えたいと考え、クラウドPBXの導入を検討しました。

導入理由コストだけでなく、既存番号の継続利用やIVRの柔軟性も重視

クラウドPBX導入前は、どのような電話環境を利用されていましたか？

導入前は、一般的なアナログ電話回線を利用していました。

開校当初はその環境でも運用できていましたが、教職員や部署の増加に伴い、電話の振り分けや転送など、より柔軟な運用が求められるようになりました。

比較のポイントと、VoiceXを選定された理由を教えてください。

複数のサービスを比較しましたが、比較にあたっては、導入・運用コストに加え、現在利用している代表電話番号を継続して利用できるかどうかを重視しました。

また、IVR（自動音声案内）や内線・転送設定を柔軟に変更できること、スマートフォンや固定電話など複数の端末に対応できること、管理や設定変更を行いやすいことも重要なポイントでした。

その中でVoiceXは、学校の運用に合わせて着信フローを柔軟に設計でき、必要に応じて設定変更や利用端末の追加がしやすい点を評価しました。

今後、教職員や部署が増えた場合にも比較的スムーズに拡張できることや、コストと機能のバランスが当校の規模に適していると判断し、VoiceXを選定しました。

導入効果日本語・英語の問い合わせを振り分け、電話対応を整理

VoiceXを導入して、業務にどのような変化や効果がありましたか？

導入からまだ日が浅いため、現在は実際の学校運営に合わせて、運用方法を調整しながら活用している段階です。

その中でも、代表電話への着信を部署や言語に応じて振り分けられるようになったことで、以前よりも電話対応の流れが整理されてきたと感じています。

当校では日本語・英語の両方で問い合わせがあるため、それぞれの話者に適切につなげられる環境を構築できることは大きなメリットです。

また、内線の追加や着信先の変更などについても、実際の学校運営に合わせて柔軟に調整できる点にメリットを感じています。

今後は、スマートフォンアプリの活用も進め、担当者が校内のどこにいても必要な電話に対応できる環境を整えていきたいと考えています。

今後の展望場所にとらわれない電話対応で、取りこぼしの削減へ

今後、クラウドPBXをどのように活用していきたいと考えていますか？

今後は、固定電話だけでなくスマートフォンアプリも活用し、担当者が校内のどこにいても必要な電話に対応できる環境を整えていきたいと考えています。

また、部署ごとの着信ルールやIVRについても、実際の運用に合わせてさらに最適化していく予定です。 特定の担当者に電話が集中することを防ぎながら、不在時でも他の担当者が対応できる体制を整えることで、電話の取りこぼし削減にもつなげていきたいと考えています。

さらに、通話履歴や着信データも活用し、電話対応の状況を分析しながら業務改善につなげていくことも検討しています。

将来的には、他の校内システムとの連携なども視野に入れ、より効率的なコミュニケーション環境を構築していきたいと考えています。