課題災害時の「待機」が大きな負担だった

まず、クラウドPBXの導入を検討されたきっかけを教えてください。

芹田様：一番のきっかけは、ビジネスフォンのリース更新時期が近づいていたこと、そして何より「BCP対策（事業継続計画）」を強化したかったことです。私たちが拠点を置く佐賀県の低平地エリアは、大雨による河川氾濫のリスクが高く、災害時には緊急の呼び出し対応が必要になります。

緊急時は、どなたかが会社で待機されていたのですか？

芹田様：そうです。これまでは災害時や降雪時の除雪対応などで、誰かが会社にいなければ電話が取れない状況でした。「電話番のために会社にいなければならない」というのは、心理的にも負担が大きく、ストレスにもなっていました。自宅など、会社以外の場所でも会社の電話が取れる環境を作ることで、こうした負担を減らし、事業継続性を高めたいと考えました。

導入理由決め手はコストと“泥臭い”サポート

導入にあたって、他社サービスと比較検討はされましたか？

芹田様：はい、VoiceX以外にも数社比較しました。ただ、他社さんの場合、料金プランが「中堅〜大規模向け」のテーブル設定になっていて、当社の規模感や運用スタイルにはコストが合わなかったんです。その点、VoiceXは従量制で分かりやすく、コストパフォーマンスが非常に良かったのが魅力でした。また、電話番号の発番がスムーズにできる点も魅力でしたね。

最終的にVoiceXを選ばれた「決め手」は何だったのでしょうか？

芹田様：実は、導入当初は解約も考えていました。最初はスマホアプリだけで運用しようとしたのですが、通話品質が安定しませんでした。その時、営業担当の方が「御社の環境なら、専用のIP電話機を入れた方が絶対にいい」と親身になって提案してくれたんです。

そこで専用端末の導入を決められたのですね。

芹田様：はい。担当営業の方の提案通りに専用電話機を導入してみたら、通話品質が劇的に改善しました。単にツールを売るだけでなく、私たちの利用環境に合わせて「どうすれば使えるか」を一緒に検証し、解決してくれた。このサポートがなければ導入には至らなかったと思います。

導入効果着信の不公平感が解消し、業務連携がスムーズに

実際に導入されてみて、業務にはどのような変化がありましたか？

芹田様：まず、社内の電話対応が平等になりました。スマホアプリのみの運用では、機種やSIMの有無によって着信のタイミングがズレてしまい、特定の社員に負担が偏る懸念がありました。専用のIP電話機を導入してからは一斉に鳴るようになり、誰か一人に負荷が集中することがなくなりました。

現場との連携についてはいかがですか？

芹田様：非常にスムーズになりました。本社、福岡営業所、そして現場スタッフとの連絡が内線感覚で取れるようになったのは大きいですね。以前は担当者が不在だと「誰から電話があったか」「誰が折り返すか」の確認に手間取っていましたが、今は通話ログを見れば一目瞭然です。情報の引き継ぎミスも減りました 。

コスト面でのメリットはありましたか？

芹田様：ビジネスフォンの高額なリース更新費用がなくなったのは大きいですね。機器の償却が終わるたびに発生していたリプレイスのコストや手間がなくなり、将来的なコストの見通しも立てやすくなりました。

今後の展望浮いたコストを次のDX投資へ

最後に、今後の展望をお聞かせください。

芹田様：電話設備への投資が不要になった分、そのコストを他のDX施策や業務改善に充てていきたいと考えています。今後はFAXのデジタル化なども進め、通信インフラ全体をもっとシンプルでスマートな形にしていきたいですね 。VoiceXを基盤に、場所や時間にとらわれない、より柔軟な働き方を実現していきたいと思います。