課題テレワークによる働き方の変化とアナログPBXの老朽化

まずは御社の事業内容について、簡単にご紹介いただけますでしょうか？

山本様：企業の印刷物やWebサイト関連のクリエイティブ制作をメインに行っています 。企画、コピーライティングから撮影、デザインワーク、フィニッシュまで、ワンストップで対応しています。

VoiceX導入のきっかけは、数年前からテレワークが増加したことだったと伺っています 。

山本様：そうですね。特にコロナが転機となり、テレワークが増えてきました 。オフィスの分散化が今後の働き方になると考えたときに、PBXのクラウド化を検討し始めたのがきっかけです。
ですが、その際は結局導入には至りませんでした。

一度導入を見送られたのは何がネックだったのでしょうか？

山本様：一番はやはりコストでした 。我々のような小規模事業者にとって 、月額数万円かかるようなシステムは負担が大きかったですね。機器代を含めた初期費用がそれなりにかかる点もネックでした。

その後、アナログPBXから再検討に至った理由を教えてください。

山本様：社内に設置していたPBXの交換機がかなり古く、長年使っていたものだったんです。メーカーからも「修理部品がもうなく、故障したら対応できませんよ」と言われ続けていて（笑）。それをきっかけに、どうせ入れ替えるなら将来を見据えてクラウドが良いのでは、と再度考えるようになりました。

導入理由小規模事業者向けのプランときめ細やかな営業

他社サービスも検討された中で、VoiceXを知ったきっかけと、選定の決め手は何でしたか？

山本様：偶然、Metaの広告で見かけて知りました 。大手通信会社のサービスなども検討しましたが 、どちらかというと大企業向けで、コスト面が合わず悩んでいました。
その中で、「小規模オフィスでも十分に使えるコストパフォーマンスがある」と感じたのがVoiceXでした。

コスト面以外ではいかがでしょうか？

山本様：導入検討の段階で、チャットボットやメールではなく、人（営業）によるきめ細やかなアドバイスをいただけた点がとても良かったです。何を聞いても親切に教えてもらえて、非常に分かりやすかったですね。他社と比較しても、そのきめ細かさや対応の丁寧さは大きな決め手でした。

導入効果営業電話の削減と内線通話による効率化

導入後、業務にどのような変化や効果がありましたか？

山本様：まず、ナンバーディスプレイ機能が標準で使える点が助かっています。しつこい営業電話や自動音声による情報収集の電話が履歴として残るので、次回からは出なくて済むようになりました。

営業電話はどの程度削減できましたか？

山本様：そうですね、体感ですが、7割〜8割くらいは対応しなくて済んでいると思います。電話対応に割いていた時間が減り、業務効率の向上につながっています。営業電話の番号はLINE WORKSなどで社内共有して、「これは無視しよう」と共通認識を持てるようになりました。

社員の方の反応はいかがでしたか？

山本様：皆、比較的早く慣れてくれました。今では全員がスマートフォンアプリで会社の電話を受けています。

他にはどういった使い方をされていますか？

山本様：複数人での内線通話ができるので、拠点間のちょっとした打ち合わせがとても便利になりました。Zoomを立ち上げるほどでもない軽い確認には、内線通話がちょうどいいですね。例えば、「Zoomをいつやるか決めるための打ち合わせ」を内線で行う、といった使い方をしています。

今後の展望FAX業務のクラウド化

今後の活用として、FAXの利用も検討されていると伺いました。

山本様：はい。今回はFAX機能を外しましたが、本当にそれで良かったのかは、まだ正直なところ分かりません。利用頻度は確実に減っていますが、ごく稀に「やっぱり必要だな」と思う場面もあるので、将来的に復活させる可能性はあります。

最後に、導入を検討されている方へメッセージをお願いします。

山本様：正直、最初は「クラウドで電話交換システムを使う」という点に、音質なども含めて少し不安があり、「冒険かな」と思っていました。でも、実際に切り替えてみると、「意外といいな」というのが率直な感想です。もし導入を迷っている方がいれば、「意外といいですよ」と伝えたいですね。